Digitalizar facturas para cumplir con Hacienda (en España) no consiste solo en escanear documentos: se trata de un proceso que debe garantizar la integridad, autenticidad y legibilidad de las facturas digitalizadas, y que debe ajustarse a normativa tributaria específica.
Está en marcha un cambio normativo que obligará a emitir y recibir factura electrónica entre empresas y autónomos.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
El cambio normativo ya está en marcha y se aplicará de forma progresiva:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: ya están obligadas (pendiente desarrollo reglamentario completo).
- Resto de empresas y autónomos: entre 2025 y 2026 será obligatoria la emisión y recepción de factura electrónica.
Normativa aplicable
Para conocer la NORMATIVA APLICABLE, te explico que la Ley General Tributaria (LGT) en su desarrollo en el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), la Orden EHA/962/2007 sobre digitalización certificada, el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) si usas medios electrónicos públicos y la Normativa de protección de datos (RGPD + LOPDGDD) si las facturas contienen datos personales; son la legislación que hay que tener en cuenta
¿Qué exige Hacienda para aceptar facturas digitalizadas?
1. Digitalización certificada
Si deseas eliminar el papel y conservar únicamente la versión digital, es imprescindible usar un software homologado por la AEAT que garantice:
- Autenticidad del origen: quién emitió la factura
- Integridad del contenido: que no ha sido modificado
- Legibilidad durante al menos 4-6 años
- Firma digital o sistemas equivalentes (hash, sellado de tiempo, etc.)
- Escanear sin más no es suficiente si quieres eliminar el papel y que tenga validez probatoria.
2. Almacenamiento electrónico seguro
Las facturas deben conservarse en formato electrónico original (PDF, XML con firma, etc.):
- Durante al menos 4 años desde la presentación de la declaración o autoliquidación
- De forma accesible, ordenada y disponible en caso de inspección
- Posibilitando el acceso remoto inmediato por parte de Hacienda, si así se solicita
3. Vinculación contable y trazabilidad
Las facturas deben estar vinculadas con los registros contables y fiscales (libros de IVA, contabilidad, etc.) y, preferiblemente, integradas en un ERP o sistema de gestión que permita trazabilidad.
4. Cumplimiento con la normativa de protección de datos
Si las facturas contienen datos personales (por ejemplo, en el caso de autónomos, clientes o empleados), es obligatorio:
- Contar con una base legal para el tratamiento
- Informar a los interesados, por ejemplo, mediante un aviso en la factura
- Aplicar medidas de seguridad adecuadas al archivo digital
- Registrar la actividad de tratamiento o realizar una Evaluación de Impacto (EIPD), si procede
Digitalizar facturas para cumplir con Hacienda es mucho más que escanear documentos. Supone implementar procesos seguros, trazables y ajustados a derecho. En Quick LOPD te ayudamos a adaptarte al nuevo modelo de facturación electrónica obligatoria, cumpliendo con la normativa de protección de datos.